Politique de traitement des données
Mis à jour le 01/03/2025
Politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité vous informe sur les données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre site Web, lorsque nous entrons en relation et lorsque nous sommes en relation. En recueillant ces informations, nous agissons en tant que Responsable de Traitement et, par la Loi (Règlement Général sur la Protection des données à Caractère Personnel UE 2016/679), nous sommes tenus de vous fournir des informations sur notre société, sur pourquoi et comment nous utilisons vos données et sur les droits que vous avez concernant vos données personnelles.
1. Qui sommes-nous
2. Site Internet
2.1 Lorsque vous nous soumettez une demande de contact
2.2 Lorsque vous vous inscrivez à notre Newsletter
2.3 Lien vers d'autres sites internet
3. Marketing, communications
4. Relation avec nos différents services
5. Call Center
6. Vidéosurveillance
7. Ressources Humaines
8. Partage et transfert de vos données
9. Stockage des données
10. Politique en matière de cookies
11. Conservation
12. Sécurité de vos données personnelles
13. Délégué à la protection des données
14. Vos droits
15. Votre droit de porter plainte
16. Mise à jour de notre Politique de Confidentialité
1. Qui sommes-nous ?
Nous sommes la société AUTOPOLIS S.A. et la société AUTOPOLIS Carrosserie S.à.r.l. Nos adresses sont respectivement Z.A. Bourmicht, L-8070 Bertrange | Luxembourg et 173 Route de Bascharage, LU-4513 Niederkorn | Luxembourg.
Vous pouvez nous contacter par courrier à une des adresses ci-dessus, par email à l’adresse [email protected] ou par téléphone au +352 43 96 96 25 00.
Toutes les demandes de renseignements concernant notre utilisation de vos données personnelles doivent être adressées aux coordonnées ci-dessus.
Edition et hébergement de notre site internet :
Le site web https://www.autopolis.lu est édité et développé par la société :
NoBears B.V.
Wijksestraat 10
5256 BJ Heusden
Les Pays-Bas
Le site web https://www.autopolis.lu est hébergé par la société :
NoBears B.V.
Wijksestraat 10
5256 BJ Heusden
Les Pays-Bas
2. Site Internet
Comment utilisons-nous vos données personnelles :
2.1. Lorsque vous nous soumettez une demande de contact, une demande d’essai routier, une demande de rendez-vous, une demande d’offre , une demande à notre service « detailing », une demande d’obtention d’un certificat de conformité ou tout autre type de demande via un formulaire sur notre site internet :
Lorsque vous soumettez une demande via notre site internet, nous pouvons vous demander en fonction de votre intérêt votre nom, votre prénom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre numéro d’immatriculation, votre numéro de châssis et nous vous donnons la possibilité d’envoyer un message et de joindre un fichier.
Nous utilisons ces informations afin de répondre à votre demande de renseignement, y compris vous fournir toutes les informations demandées sur nos produits et services. Nous pouvons également vous contacter plusieurs fois après votre demande de contact afin de faire le suivi de votre demande de renseignements. Nous le ferons en fonction de notre intérêt légitime à fournir des informations exactes avant et après une demande de renseignement ou de contact.
Nous gardons les courriels de demande de renseignement ou de contact pendant une durée de deux ans, après quoi ces courriels sont définitivement supprimés.
2.2. Lorsque vous vous inscrivez à notre Newsletter :
Lorsque vous vous inscrivez afin de recevoir notre Newsletter, nous vous demandons votre adresse e-mail.
Par l’inscription à notre newsletter, vous nous donnez votre consentement afin de recevoir des informations sur nos produits et les produits de nos partenaires qui, selon nous, pourraient vous intéresser.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par email à l’adresse [email protected] et nous cesserons de vous envoyer notre newsletter ou en cliquant sur le lien de désinscription à notre newsletter se trouvant au bas de nos différentes newsletter..
Vos informations de communication seront conservées aussi longtemps que vous continuez à consentir à recevoir notre newsletter.
2.3. Lien vers d’autres sites internet :
Nos communications, notre site internet peuvent contenir des liens vers d’autres sites internet. Nous ne sommes en en aucun cas responsables de ces sites et de leurs services en matière de protection de la vie privée. Nous vous invitons à prendre connaissance de leurs propres règles en matière de protection de la vie privée.
3. Marketing, communications
AUTOPOLIS S.A. a mis en place une procédure spécifique afin de régler la communication en matière de Marketing. Lors de votre entrée en relation avec AUTOPOLIS S.A., un formulaire de consentement lié au Marketing vous sera présenté afin de nous permettre de vous solliciter. Ce formulaire précisera également vos préférences en termes de communication. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou modifier vos préférences de communication en vous adressant directement à une de nos réceptions ou par mail à l’adresse [email protected].
4. Relation avec nos différents services
Quelles sont les différentes finalités pour lesquelles nous collectons des données à caractère personnel :
Les différentes données collectées le sont afin d’assurer nos différents services et afin de mettre en place et exécuter le contrat qui nous lie, planifier l’exécution du contrat, afin de vous informer et de vous fournir les renseignements nécessaires à l’exécution du contrat et afin de nous conformer aux différentes obligations légales et administratives.
Quelles sont les données collectées :
Les catégories d’informations que nous sommes susceptibles de collecter sont les suivantes :
D’une façon générale : Nom, prénom, adresse personnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone.
Spécifiquement en fonction des différents services prestés ou consultés : pièces d’identité, permis de conduire, informations nécessaires à une demande de financement en tant qu’intermédiaire de financement, rapport d’expertise / déclaration de sinistre, déclaration d’assurance, carte verte, numéro d’immatriculation, numéro de série, carte grise, vos informations de paiement.
5. Call Center
Lorsque vous effectuez un appel téléphonique vers notre call center nous sommes susceptibles de vous enregistrer ainsi que d’enregistrer votre numéro d’appel. Vous pouvez à tous moments vous opposer à cet enregistrement en le signalant directement à notre opérat(eur/rice).
6. Vidéosurveillance
L’ensemble des espaces extérieurs et intérieurs de la société AUTOPOLIS S.A. et de la société AUTOPOLIS Carrosserie S.à.r.l. sont placés sous vidéosurveillance dans le respect de la législation en vigueur. La base légale de ce traitement est l’intérêt légitime ((Article 6.1).f. du RGPD) dans le but d’assurer la sécurité des personnes et des biens.
Les images sont conservées pendant une durée de 14 jours et peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le personnel habilité d’AUTOPOLIS S.A. d’AUTOPOLIS Carrosserie S.à.r.l. et par les forces de l’ordre.
Les différentes zones concernées par la vidéosurveillance sont indiquées à l’aide d’un pictogramme réservé à cet effet.
7. Ressources Humaines
Lorsque vous sollicité pour un emploi auprès de notre société, nous collectons votre nom, votre prénom, votre date de naissance, vos coordonnées ainsi que l’ensemble des informations que vous nous communiquez (Curriculum Vitae, …). Le cas échéant, nous serions également susceptibles de collecter des données concernant une situation de handicap afin de répondre au mieux à vos attentes.
Dans le cas où votre candidature n’est pas retenue, l’ensemble de ces informations seront supprimées après une période de 60 jours.
8. Partage et transfert de vos données
Constructeurs et importateurs des marques automobiles
Vos données à caractère personnel sont communiquées aux constructeurs et aux importateurs afin de réaliser un commande de voiture, de pièces détachées, d’activer les services associés au véhicule et afin d’assurer le service garantie.
Selon la marque, AUTOPOLIS transfert vos données personnelles aux constructeurs de véhicules situés dans les pays de l’Union Européenne (U.E.) soumis au RGPD ou au pays en adéquation avec le RGPD (OPEL, HYUNDAI, FIAT, ABARTH, ALFA ROMEO, JEEP, SUZUKI, FORD, MG, ISUZU, MAXUS, KIA).
Pour les marques CADILLAC, CAMARO et CORVETTE, le constructeur est basé aux Etats-Unis. HYUNDAI, en Corée du Sud. Ces deux nations sont situées hors U.E.
NOTA : Les pays hors U.E. n'offrent pas un niveau de protection des données adéquat. La Commission européenne n'a pas rendu de décision d'adéquation, mais des garanties appropriées ont été mises en place, à savoir en l'espèce les clauses contractuelles types pour le transfert de données personnelles.
Les importateurs des marques automobiles
Selon la marque, AUTOPOLIS transfert vos données personnelles à ses importateurs de véhicules, situés en Belgique, pays de l’Union Européenne (U.E.) soumis au RGPD que nous représentons pour activer les garanties, les assistances et tous les services liés.
L’importateur CADILLAC, CAMARO et CORVETTE est situé hors U.E., en Suisse. Toutefois, le RGPD s’applique aux entreprises suisses dès lors qu’elles manipulent des données personnelles provenant de l’U.E.
Autorités gouvernementales
Nous pouvons transmettre vos informations aux autorités gouvernementales ou aux instances chargées de veiller à la conformité des réglementations
Sociétés de leasing et loueurs
Certains conducteurs de véhicules passent par ces intermédiaires pour l’achat et/ou mise à disposition d’une nouvelle voiture. Nous utilisons vos données personnelles afin de communiquer avec ces sociétés.
Organismes de financement pour accéder un crédit
Les agents d’assurances pour faire les démarches auprès de l’assureur de votre choix.
Prestataires de services de confiance
Auxquels nous faisons appel pour certaines activités tels que des prestataires de services IT et marketing qui aident nos équipes marketing à réaliser des campagnes marketing ciblées.
Sociétés de paiement qui facilitent vos paiements et les contrôles antifraude
Qui peuvent avoir besoin des informations relatives à votre moyen de paiement et à votre réservation pour traiter le paiement ou assurer la sécurité de la transaction.
Conseillers juridiques
ou autres conseillers professionnels, tribunaux et instances chargées de faire appliquer la loi afin de faire respecter les droits en lien avec notre contrat avec vous.
9. Stockage des données
Vos informations sont stockées dans nos bases de données localisées en Europe.
10. Politiques en matière de cookies
Dans le but de faciliter votre navigation sur le site ainsi que d'optimaliser la gestion technique, ce site internet est amené à utiliser des "cookies".
Un Cookie est un témoin d'information sauvegardé par un site web au sein du navigateur Internet de votre ordinateur. Ce Cookie peut être récupéré lors d'une visite ultérieure sur ce même site. Le Cookie ne peut être lu par un autre site web que celui qui l'a créé. Notre site utilise des Cookies à des fins administratives pour, par exemple, enregistrer vos préférences pour certains types d'informations, ce qui vous évitera de devoir répéter les mêmes saisies au clavier lors de chaque visite sur notre site.
La plupart des Cookies ne fonctionnent que le temps d'une session ou visite. Aucun d'entre eux ne contient d'informations vous rendant susceptible de pouvoir être contacté par téléphone, courrier électronique ou postal. Il vous est également possible de configurer votre navigateur pour vous informer lors de chaque installation de Cookie ou pour empêcher leur enregistrement.
Utilisation de Cookies :
Lorsque vous utilisez notre site Web pour consulter produits et services et voir les informations que nous rendons disponibles, un certain nombre de cookies sont utilisés par nous et par des tiers pour permettre au site de fonctionner, de collecter des informations utiles sur les visiteurs et pour améliorer votre expérience utilisateur.
Certains des cookies que nous utilisons sont strictement nécessaires pour que notre site Web fonctionne correctement, et nous ne demandons pas votre consentement à les placer sur votre ordinateur. Il s’agit des cookies « Nécessaires ».
Cependant, pour les cookies qui sont utiles mais pas strictement nécessaires, nous vous demanderons toujours votre consentement avant de les placer. En plus des cookies que nous utilisons, diverses tierces parties peuvent également placer des Cookies sur votre ordinateur. L’ensemble de ces Cookies seront placés sur votre ordinateur mais uniquement avec votre consentement. Il s’agit des Cookies de « Statistiques » et de « Marketing ».
Vous pouvez à tous moments modifier vos préférences en matière de Cookies en bas de page de notre site internet sous l’onglet « paramètres des cookies ».
11. Conservation
Nous conserverons vos données le temps nécessaire afin d'atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Nous tenons également compte des durées pendant lesquelles nous pourrions avoir besoin de conserver des données personnelles afin de satisfaire à nos propres obligations légales ou pour traiter les réclamations, les questions posées et défendre nos intérêts en cas de litige. Dès que les délais de conservation sont dépassés vos données sont supprimées.
Nous devons également tenir compte des durées pendant lesquelles nous pourrions avoir besoin de conserver des données personnelles afin de satisfaire nos obligations légales ou pour traiter les réclamations, les questions et défendre nos intérêts en cas de demande d’indemnisation.
Dès que nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, nous les supprimons ou les détruisons en toute sécurité afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous ou vous identifier, auquel cas nous pourrons utiliser ces informations sans autre formalité.
Nous conservons vos données afin d’atteindre les finalités pour lesquelles elles sont traitées, ainsi que dans le respect de nos obligations légales. Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.
Nous devons également tenir compte des durées pendant lesquelles nous pourrions avoir besoin de conserver des données personnelles afin de satisfaire nos obligations légales.
Dans tous les cas de figure, nous traiterons vos données personnelles uniquement dans le cadre des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Dès que les délais de conservation sont dépassés vos données seront supprimées.
12. Sécurité de vos données personnelles
Nous suivons des procédures de sécurité quant à la conservation et la divulgation de vos données personnelles, et pour les protéger contre la perte accidentelle, destruction ou altération.
Nous pouvons communiquer vos informations à des tiers de confiance aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité. Nous exigeons de tous les tiers qu’ils mettent en place des mesures de sécurité techniques et opérationnelles adaptées pour protéger vos données personnelles, conformément aux lois européennes de protection des données.
13. Délégué à la protection des données
Nous avons nommé un Délégué à la protection des données (« DPO ») pour veiller au respect de la présente politique de confidentialité. Pour toutes questions relatives à la présente politique de confidentialité ou à la manière dont nous gérons vos informations personnelles, veuillez contacter le DPO à l’adresse [email protected].
14. Vos droits
Conformément à la loi, vous avez le droit dans certaines circonstances de :
Demander des informations afin de savoir si nous possédons des informations personnelles vous concernant et, le cas échéant, quelles sont ces informations et pourquoi nous les conservons/les utilisons.
Demander l’accès à vos informations personnelles. Cette demande vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous possédons sur vous et de vérifier que nous traitons légalement ces données.
Demander la correction des informations personnelles que nous possédons sur vous. Cela vous permet de rectifier toute information incomplète ou inexacte que nous possédons sur vous.
Demander la suppression de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer toutes informations personnelles que nous n’avons plus de raison de traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez fait valoir votre droit d’opposition au traitement de vos données (voir ci-dessous).
Vous opposer au traitement de vos informations personnelles dans le cas où nous avons un intérêt légitime (ou l’intérêt d’une tierce partie) à le faire et lorsqu’une raison tenant à votre situation particulière fait que vous souhaitez vous opposer au traitement. Vous avez également le droit de vous opposer dans le cas où nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.
Vous opposez aux prises de décision individuelle automatisées y compris le profilage, afin de ne pas faire l’objet de prises de décision automatisées de notre part via l’utilisation de vos informations personnelles ou de votre profilage.
Demander la limitation du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles, par exemple si vous souhaitez établir l’exactitude ou la raison du traitement des données.
Demander le transfert de vos informations personnelles à votre profit ou au profit d’un autre responsable de traitement dans un format électronique et structuré (droit à la portabilité des données). Cela vous permet de récupérer et transférer vos données dans un format utilisable de manière électronique.
Retirer votre consentement. Lorsque vous avez consenti à la collecte, au traitement et au transfert de vos informations personnelles pour une finalité particulière, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement de données à tout moment. Une fois que nous recevons la notification de retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalité(s) pour lesquelles vous aviez donné votre consentement, sauf si nous avons un motif légitime de le faire.
Si vous souhaitez faire valoir l’un de ces droits, veuillez nous contacter à notre adresse postale ou envoyez un message électronique à notre DPO à l’adresse [email protected] .
Vous n’aurez aucun frais à payer pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer n’importe quel autre de vos droits). Cependant, nous pourrons vous facturer un montant de frais raisonnable si votre demande d’accès est manifestement infondée ou abusive. Nous pourrons par ailleurs refuser d’accéder à votre demande pour les mêmes raisons.
Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et nous assurer du respect de votre droit d’accès à ces informations (ou pour l’exercice de n’importe quel autre de vos droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à nous assurer de la non-divulgation de vos informations personnelles à une personne non autorisée à les consulter.
15. Votre droit de porter plainte
Si vous avez une plainte au sujet de notre utilisation de vos informations, vous pouvez nous contacter directement ou vous adresser à la CNPD :
Commission nationale pour la protection des données
15 Bd du Jazz
L-4361 Esch-sur-Alzette
Tél. : (+352) 26 10 60 -1
16. Mise à jour de notre Politique de Confidentialité
Nous actualisons notre politique de confidentialité régulièrement, et au fur et à de l’évolution de nos services. Si l’utilisation de vos données à caractère personnel évolue, si nous désirons utiliser vos données à caractère personnel d’une autre manière que celle pour laquelle vous avez donné votre consentement, nous vous contacterons pour vous fournir des informations complémentaires et, le cas échéant, pour demander à nouveau votre consentement.
Nous actualiserons le numéro de version et la date de ce document à chaque fois qu'il sera modifié.
Version 6, 01 mars 2025.